Customer Story - Maandag®.

Snel en efficiënt arbeidscontracten ondertekenen

Maandag® de papierloze detacheerder

Maandag® is dé detacheerder in de publieke sector. Al meer dan 30 jaar plaatst Maandag® mensen in de zorg, het onderwijs en bij de overheid. “Samen met 3500 professionals houden we de publieke sector scherp omdat die té belangrijk is om stil te vallen. We hebben vestigingen door heel Nederland, in België en in Polen,” zegt Kirsten Soester, product owner bij Maandag®. Kirsten is ruim 12 jaar in dienst bij Maandag® en verantwoordelijk voor het optimaliseren van contractvorming in het systeem en daarmee ook voor de digitale ondertekening en verzending van contracten en documenten.

Sign

Snel & efficiënt contracten ondertekenen

Met ruim 3500 professionals in dienst moet Maandag® een hoop contracten ter ondertekening verzenden en ontvangen. Dit bracht een hoop papierwerk met zich mee in dit digitale tijdperk. “De behoefte voor een digitale ondertekentool ontstond door een combinatie van factoren. We merkten dat professionals en klanten het fijn vonden om digitaal contracten te ondertekenen en te verzenden. Tegelijkertijd wilden we iets doen aan de papierstapel die op ons bureau lag.” voegt Kirsten toe. De coronapandemie gaf net dat extra zetje om de optimalisatie te starten en de ondertekening van contracten bijna geheel papierloos te verwerken.

In september 2020 ging Maandag® live met Sign. Dankzij Sign mailt Maandag® het contract als PDF-document ter ondertekening. De ontvanger kan het contract op bijna alle devices ondertekenen en terugsturen. “Met Sign van CM.com gaat alles een stuk sneller. En dragen we meteen bij aan de reductie van papiergebruik. Zodra er een contract wordt getekend en verzonden, zit er netjes een audit rapport achter dat alle stappen weergeeft en een kenmerk meegeeft. Dat maakt het gelijk rechtsgeldig,” aldus Kirsten. 

Optimalisatie van documentondertekening

Voordat Sign in beeld kwam bij Maandag®, had Kirsten voorstellen van drie andere aanbieders op haar bureau liggen. “We hebben uiteindelijk voor Sign van CM.com gekozen, puur omdat de functionaliteiten van Sign er gewoon erg goed uitzien,” vertelt Kirsten. Maandag® wilde het proces optimaliseren en koppelen aan het front office systeem. “Vanuit dat punt willen we direct contracten genereren en laten ondertekenen.” De product owner wijst erop dat personeel van Maandag® snel doorhad hoe Sign werkte. “Het personeel is direct ingelicht. Wij hebben Sign gepresenteerd aan stakeholders en de belangrijkste gebruikers. Daarnaast hebben we een acceptatietest gedaan met de eindgebruiker. Dat is degene die het contract ter ondertekening verstuurt. Dit is allemaal goed gegaan.” 

Snelle implementatie en gebruiksvriendelijke API

Kirsten is erg blij dat de implementatie van Sign en de koppeling met de API die snel en eenvoudig verliep. “De API is erg gebruiksvriendelijk en de omschrijving die we bij de implementatie kregen was duidelijk. We werken met ontwikkelaars in Polen en het Sign team leverde alle documentatie in het Engels aan. Wat we ook belangrijk vonden en waar we erg blij mee zijn, is dat we al onze eigen documentatie, zoals arbeidscontracten, met Sign kunnen branden zoals wij dat willen, zoals de layout en plaatsing van logo’s,” legt Kirsten uit.

Sign

Snelle communicatie

De product owner was uiteindelijk erg onder de indruk van de snelheid waarmee het product was geïmplementeerd, de koppeling met de API en het contact met de customer success managers. “CM.com had nog een tijdvak gereserveerd, zodat we enkele vragen konden stellen, maar de documentatie die we bij de implementatie kregen was zo duidelijk, dat we achteraf geen vragen meer hadden. De stand-alone portal vonden we ook erg gebruiksvriendelijk. Het is fijn dat we CM.com snel konden en kunnen bereiken en dat alles uiteindelijk razendsnel rond was. Ik ben erg tevreden over de communicatie,” voegt Kirsten toe.

Sign, eenvoudiger dan gedacht

“Voor elk bedrijf dat met enige regelmaat contracten ondertekent of moet laten ondertekenen, is Sign een erg geschikte tool. Wij gebruiken het voornamelijk voor arbeidscontracten en overeenkomsten met klanten, maar het is voor iedereen die iets wil laten ondertekenen een goede oplossing. De feedback die wij krijgen, zowel van klanten als van professionals, is heel positief. De documenten zijn eenvoudig te openen, te ondertekenen en te verzenden,” vertelt Kirsten.

Door corona is Maandag® sneller omgeschakeld naar digitale ondertekening. “Veel contracten en documenten die we voorheen nog per post stuurden, verzenden we allemaal digitaal.”

“Wat ons het meest heeft verrast is dat de ingebruikname van Sign en de API gemakkelijker was dan verwacht. Uiteindelijk bleek dat het meeste werk aan onze kant zat. Mijn tip voor toekomstige Sign gebruikers is dan ook: Als je gaat koppelen met een API, zorg dat je eerst je eigen processen goed op orde hebt. Zo kan je met goed voorwerk veel tijd winnen,” meldt Kirsten tenslotte.

Ontdek de kracht van Sign

Wil je weten hoe jij Sign succesvol kan inzetten? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!  

Neem contact met ons opMeer over Sign