Customer Success Story - Wings of Freedom

Van Early Bird tickets tot dagtickets en additionele parkeertickets; het volledige event werd ingericht in de ticketshop.

Over CM.com Customer Successes Wings of Freedom

Een succesvol event draait om Crowd Management

In augustus was het tijd voor Wings of Freedom: de herdenking van operatie Market Garden, nu 75 jaar geleden. Met zo’n 20.000 bezoekers moesten ticketverkoop en toegangscontrole soepel verlopen. De organisatie koos voor de Ticketing WebApp van CM.com.

Ontdek Wings of Freedom

Van financieel tot aan toegangscontrole

Wij spraken met Gert van de Haar, één van de bestuursleden van het vierdaagse evenement Wings of Freedom.

Gert: “Onze stichting is in 2010 opgericht. Toen hebben we onze eerste air show gehouden. Het was toen 100 jaar geleden dat boven Ede de eerste vlucht door een Nederlander is gemaakt. In 2015 zetten we onze tweede show op, deze keer met ticketverkoop. Dus moesten we zelf meer regelen, van financieel tot aan toegangscontrole. Toen zijn we in contact gekomen met CM.com, toen nog Events IT. Dat was een groot succes! Dus wilden we dit in 2019 weer doen, ter ere van 75 jaar vrijheid in Europa.”

wings of freedom

Wings of Freedom 2019: 75 jaar vrijheid

“Dit jaar wilden we bezoekers meenemen naar die tijd, toen de geallieerden vanaf Normandië begonnen aan de bevrijding van Europa. Tijdens de reis van Normandië naar Nederland moesten die troepen bevoorraad worden. En moest worden gezorgd voor luchtondersteuning voor de troepen op de grond en bommenwerpers in de lucht. Dus werden onderweg tijdelijke vliegvelden aangelegd, vaak gewoon op weilanden. Dat hebben we willen nabootsen. Dus vond Wings of Freedom plaats op een weiland waar de week ervoor nog gewoon koeien liepen.”

Op dat weiland in Ede is een vliegbasis nagebouwd met zo’n 60 (gevechts)vliegtuigen. “Ook hebben we een heel Tweede Wereldoorlog-kampement opgezet met re-enactors. De kern van het evenement was de grote vliegshow op zaterdagmiddag, maar al vanaf woensdagmiddag was het kampement open, met onder meer een F16 waar men in kon. In aanloop naar de zaterdag kwamen steeds meer vliegtuigen binnen. Op zaterdag lieten deze vliegtuigen jong en oud versteld staan met diverse demonstraties van aerobatics en nagebootste luchtgevechten.”

“In 2015 organiseerde Wings of Freedom een vliegshow met EventsIT dat in 2018 is overgenomen door CM.com. Vier jaar later gaan ze verder met dezelfde ticketingoplossing, uitgebreid met de features van het CM.com platform.”

Verschillende soorten tickets in één ticketshop

Om de beleving van dit event compleet te maken, moet de bezoekerservaring al vanaf het eerste contact kloppen, inclusief kaartverkoop. Voor die ticketverkoop heeft de organisatie zelf een ticketshop ingericht, met de intuïtieve ticketing WebApp van CM.com. Zonder verdere tussenkomst van CM.com kon Wings of Freedom zijn eigen ticketshop inrichten in de eigen huisstijl. Zelfs met de verschillende tickettypen was dit geen probleem. “De WebApp werkt ideaal, ook als je per dag aparte tickets hebt. En allemaal in onze huisstijl. Die hele lijn kan je doorzetten van je website tot op je parkeerkaarten.”

ticketshop

Probleemloze toegangscontrole

Omdat Wings of Freedom plaatsvindt op een uitgestrekt weiland, is de internetverbinding niet altijd even betrouwbaar. Gert: “Dus werden de tickets als PDF aangeboden. Deze konden bezoekers vooraf downloaden. Zo was inladen op locatie niet meer nodig.” Ook is email ingezet om de toegangscontrole te versoepelen, met Email Campaigns van CM.com. Via e-mail ontvingen bezoekers belangrijke informatie over het evenement en, kort voor het evenement, nogmaals de ticket-PDF. “Zo had iedereen de tickets zeker bij de hand.”

Vanaf de mobiele telefoon kunnen tickets gemakkelijk worden gescand. Dit kan met de gratis scan app of - zoals Wings of Freedom deed - met de beschikbare scanapparatuur van CM.com, met CM.com personeel op locatie. Gert legt uit waarom hiervoor is gekozen: “De bezoekerspiek lag op zaterdag, met 15.000 bezoekers. En die komen ook met een piek in de ochtend binnen. Dat betekent dat behalve organisatorisch, ook toegangscontrole foutloos moest verlopen.

Wings of Freedom is opgezet door een bestuur van vier personen, met een kernteam van 15 man in totaal. Op zo’n groot event kom je dan al snel handjes tekort. Dan wil je gewoon een professionele partij die je ontzorgt. Toegangscontrole moet gestroomlijnd, niemand moet daar last van hebben. Met CM.com heb je er gewoon geen omkijken naar, en dat is wat je wil als organisator. Er komt al zoveel op je af.” 

Meer dan ticketverkoop: Crowd Management

Met meer dan 20.000 bezoekers kan wel gesteld kan worden dat Wings of Freedom ook dit jaar weer een groot succes was. In Nederland kan een evenement op een geïmproviseerd terrein qua regels best lastig zijn. En sinds het laatste evenement in 2015 is de regelgeving voor dergelijke evenementen aangescherpt. Je hebt te maken met alle veiligheidsinstanties, gemeente en provincie. “Het toverwoord bij deze instanties is Crowd Management,” legt Gert uit.

crown management

Real-time monitoring en informatie

“De ticketing oplossing van onze ervaren partner CM.com is qua Crowd Management gewoon een mooie tool. En dat helpt al bij de organisatie, als je moet aantonen dat je aan alle veiligheidseisen kan voldoen. We hebben namelijk een event partner die dit vaker doet. Zij hebben de data, zij kennen de capaciteit bij toegangscontrole. En met het online ticketsysteem van CM.com kunnen we de verkoop en toegang real-time monitoren. Daarmee konden we de veiligheidsdienst realtime van informatie voorzien en laten zien dat we in control waren.”

Patrick van Sevenbergen, Productmanager Ticketing & Accreditatie bij CM.com: “Het is mooi om te zien hoe Wings of Freedom ticketing volledig zelfstandig heeft ingericht met onze WebApp. De WebApp is ingericht om je ticketshop binnen 3 minuten werkzaam te kunnen hebben. Volledig gepersonaliseerd in je eigen huisstijl. Ook als je meerdere soorten tickets verkoopt, of cross-sell toepast voor bijvoorbeeld merchandise of parkeertickets, Wings of Freedom laat zien dat je het ticketing proces geheel naar eigen wens kan invullen”.